Digitalisierter TÜV: Prüfen mit System

Prüfungen und Zertifizierungen basieren auf komplexen Voraussetzungen. Entsprechend groß sind die Anforderungen an die Dokumentation der verschiedenen Prozesse von mehr als 200 Prüfdienstleistungen. Ein neues Enterprise-Content-Management sichert den reibungslosen Betrieb.

(Quelle: iStock / Rawf8)

Von der Hauptuntersuchung über Prüfungen von Aufzügen und Heizungstanks bis zu diversen Zertifizierungen: Das Portfolio von TÜV Hessen enthält mehr als 200 Dienstleistungen. Für die verschiedenen Gutachten sind mehrere Fachanwendungen notwendig, die unterschiedliche Dokumente hervorbringen. Als wäre die Angebotspalette nicht vielfältig genug, stand die Prüfgesellschaft vor der Aufgabe für einen sicheren Zugriff auf die verschiedenen Daten zu sorgen – digital und dezentral.

Die Prüfgesellschaft musste dafür alle relevanten Informationen auf einer einheitlichen Plattform zur Weiterverarbeitung bereitstellen. „Wir verfolgen schon lange die Vision eines papierlosen Büros“, sagt Bernd Jackisch, der sich als Bereichsleiter Controlling, Prozesse & Organisation für den Betrieb und die Weiterentwicklung eines Enterprise-Content-Managementsystems (ECM) bei TÜV Hessen verantwortlich zeichnet. Das Ziel war ein ECM-Prozess, bei dem die Nutzer die technische Infrastruktur nicht wahrnehmen. Die Lösung sollte optimal in die bestehende Systemlandschaft integriert werden, um Dokumente weitestgehend automatisiert aus den vorgelagerten Systemen im ECM-System zu archivieren.

 

Gelungene Implementierung

Das Ergebnis der Implementierung sollte eine passgenaue und gleichzeitig anspruchsvolle Digitalisierung zentraler Fachbereiche sowie ihrer Prozesse sein. Entsprechend anspruchsvoll waren Anforderungskriterien an eine Lösung. Die Entscheidung fiel auf das skalierbare Enterprise-Content-Management-System ELOenterprise mit dem ELO Business Logic Provider (ELO BLP) als Integrationsplattform für Daten und Dokumente. Dieser Elektronische Leitz Ordner (ELO) verwaltet Dokumente und elektronische Inhalte digital. Die Ablage und Organisation geschieht ähnlich wie bei der klassischen, papierbasierten Dokumentenverwaltung.

Mit der implementierten Lösung unterstützen zahlreiche Integrationen auf Basis von Standards die tägliche Arbeit hinter den Kulissen von TÜV Hessen, etwa im Projektgeschäft und Vertragsmanagement. Und seit der Einführung leistet das ECM-System ganze Arbeit. „Bisher haben wir etwa 6,9 Millionen Dokumente archiviert. Und jährlich kommen rund 1 Million weitere Dokumente hinzu“, erklärt Dominik Lucas, Fachgruppenleiter Prozess- und Applikationsentwickler ECM bei TÜV Hessen. Eine große Rolle spielt dabei ein automatisierter Ablauf. Mehr als 90 Prozent der Dokumente wird über Schnittstellen oder ein QR-Code-basiertes Scan-Verfahren automatisiert archiviert.

 

Alle Informationen mit einem Klick

Parallel zur Einführung des ECM-Systems wurden Geschäftsprozesse neu organisiert, damit die ELO-Tools optimal in die komplexe System- und Prozesslandschaft von TÜV Hessen integriert werden konnten. Damit wurde gleichzeitig die Effizienz der einzelnen Prozesse erhöht. Auch manuelle Fehler wurden auf ein Minimum reduziert. Dominik Lucas nennt einen Grund für das einfachere Handling: „Mit der Screen-Reading-Funktion des Client Manager werden gezielt alle archivierten Dokumente zum aufgerufenen Objekt angezeigt. Eine aktive Suche in der Archivsoftware ist somit nicht erforderlich.“ Darüber hinaus entfällt die Anmeldung in unterschiedlichen Systemen, um dort vorab erzeugte Dokumente einzusehen.

Die vereinfachten und effizienter laufenden Prozesse sind ein wesentlicher Vorteil des eingeführten ECM-Systems. Wenn in einer angebundenen Anwendung wie SAP ein Auftrag bearbeitet wird, sucht ein Tool im Hintergrund bereits alle dazu archivierten Dokumente: von Angebot und Kalkulation über den Auftrag bis zur Rechnung – ohne dass der Anwender selbst aktiv werden muss. Ein weiteres Plus in der täglichen Arbeit ist die nahtlos in den Desktop des Anwenders integrierte Sidebar mit vorgangsbezogenen Optionen, etwa dem einfachen Speichern via Drag-and-drop oder das Erstellen von Word-Dokumenten. „Auf diese Weise haben wir das ECM-System nahtlos in die bestehenden Workflow-Prozesse integriert und können viel effizienter arbeiten“, bilanziert Bernd Jackisch. Der hohe Digitalisierungsgrad erwies sich auch während der Pandemie als Vorteil, denn der reibungslose Geschäftsbetrieb konnte standortunabhängig sichergestellt werden.

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